— Jag vet att det är tidigt och att ni är skandinaver, men jag skulle vilja att ni ställer er upp, säger Jake Knapp från scenen på From Business to Buttons på Cirkus i Stockholm.

Han är där för att prata om att skapa en innovativ kultur på arbetsplatsen, men påbörjar sin föreläsning med att lära publiken hur du på bäst sätt kan high fiva en kollega. (Tricket är att titta på den andra personens armbåge.) Men han går snart vidare.

— Jag vet inte riktigt hur en skapar en innovativ kultur, det låter svårt. Så istället kommer jag prata om designsprinter.

Det är vad Jake Knapp är bäst känd för. Under sina tio år på Google Ventures, där han bland annat arbetade med att utveckla Gmail och Google Hangouts, skapade han arbetsprocessen Designsprint.

Från scenen förklarar han hur han kom fram till den processen. Han berättar att han för snart 20 år sen, år 2000, arbetade på Microsoft. Där var han del i den grupp som kontinuerligt skapade Encarta Encyklopedia – ett digitalt uppslagsverk som såldes på cd och dvd. Encarta lades sedan ned 2009 och Jake exemplifierar varför med att googla på ”Encarta” vilket resulterar i en wikipedialänk.

Han fortsätter med hur processen för encyklopedin gick till. Från idén till bygget och designen, vidare till att producera skivorna som sedan skickades till butik. Tidslinjen visade ungefär ett år. Jake förklarar att processen fungerade som en väloljad maskin, ungefär fram tills dess att Wikipedia kom in i bilden.

Jake gick vidare till andra projekt inom Microsoft som även de lades ner efter en tids utveckling.

— Jag är så frustrerad vid det här laget och jag tänker att det måste finnas ett bättre sätt, säger Jake, som berättar att han efter det slutar på Microsoft för att starta ett nytt jobb på Google. Där möter han liknande hinder. Projekt som har för långa ledtider och som läggs ner efter otaliga timmars arbete.

Det är under tiden han, tillsammans med sina kollegor i Stockholm, arbetar på vad som senare skulle bli Google Hangouts som designsprint-processen börjar bli tydlig. Han berättar att de en vecka i Stockholmsjanuari tömde sitt schema för att snabbt ta fram en process att kunna visa sina kollegor och chefer. Med det momentum de fick från att ha en tidig prototyp kunde de fortsätta med projektet utan att det lades ner. Jake berättar att det ledde till att han gick från att forma produkter till att forma tid – till designsprinten.

En designsprint tar en arbetsvecka att genomföra och är utformad för att snabbt gå från idé till prototyp. Kort sagt startar en designsprint med en idé, ett problem, eller en utmaning. På måndagen skapar ett litet team en karta över problemet. På tisdagen skapar alla i teamet lösningar på problemet – var för sig. På onsdagen lägger gruppen fram alla idéer och röstar fram den bästa lösningen. Inte genom att debattera, utan genom att sätta klisterlappar på den idé du tycker är bäst. På så sätt blir ingen nedröstad innan de hunnit beskriva sin idé. På torsdagen bygger teamet prototyper för produkten, oberoende av om det är en fysisk produkt eller en tjänst. På fredagen håller teamet fem intervjuer med potentiella kunder för att utvärdera prototyperna och se vad som funkar och inte. [fakta id=”46035″]

Jake menar att en perfekt start på ett projekt behöver ha tre saker: förtroende, engagemang och momentum.

— Baserat på de projekt jag sett och arbetat med tänkte jag att skillnaden mellan succé och misslyckande kunde kokas ned till några få faktorer. En av dem är förtroende, teamet måste tro på det projekt de arbetar med. Det andra är engagemang, även när alla i teamet inte håller med varandra behöver de vara engagerade i projektet. Och sist är det momentum. När det kommer hinder på vägen kan projektets momentum hjälpa er att ta er över de hindren, säger han från scenen.

I min intervju med Jake efter hans föreläsning berättar han om de arketyper han tycker är viktiga att ha med för att skapa rätt team för en designsprint. Han menar att det helst ska vara ett litet team, gärna mellan 4–6 personer, och att det måste innefatta beslutsfattaren. Därutöver behöver det finnas experter inom sina områden: designexpert, kundexpert, support eller forskningsingenjörer, programmerare eller motsvarande, någon med ansvar för ekonomin och någon med ansvar för marknadsföring och försäljning. Med ett team av olika viktiga kunskaper menar Jake att det blir en bättre prototyp. Dessutom förhindrar det att någon invänder längs vägen för att deras perspektiv inte varit med från början.

Ett vanligt argument Jake möts av från företag som inte arbetar med designsprint-processen är att det inte finns tid.

— Men den vanligaste kommentaren jag får av de som använt design sprint är dock att det sparat dem mängder av tid. Hundratals möten och avstämningar. Om du jämför med andra processer för att skapa och testa prototyper är ju fem dagar väldigt lite, säger Jake. Det viktiga, menar han, är att använda designsprinten där den behövs.

— Identifiera var i den begynnande processen ni fastnar och applicera designsprinten på det problemet. Om ni inte vet vad ni ska börja – börja med en designsprint.

Ett annat argument är att fem intervjuer är en för liten storlek på testgrupp, det kommer inte ge några kvantitativa svar som de kan se mönster i – och det är ett rationellt argument, enligt Jake.

— Men det är ett enkelt sätt att se de mest omedelbara problemen. Du får se någon faktiskt använda produkten och ni kan ta itu med de problem som uppstår direkt.

Innan Jake klev av scenen pratade han om någonting till synes orelaterat till design eller arbetsprocesser. Han pratade om sin pappa, som gått bort ett par år tidigare och som till synes hade två olika liv – ett hemma och ett på jobbet. Poängen med avslutningen exemplifierades i ett citat av hans pappa: ”Hitta ett sätt att njuta av ditt jobb, för du kommer spendera majoriteten av ditt liv på jobbet”.

— Jag tänkte på hur det kan kännas som att livet på jobbet är någonting separat från resten av livet. Som någonting som behöver avklaras för att kunna komma hem igen. Men de delarna är båda livet. Du måste göra allt du kan för att hitta vad som gör dig glad och exalterad över att jobba. Och när du hittat det måste du hjälpa dina kollegor att hitta det. För vi har bara ett liv, och det flyger förbi så snabbt, avslutar Jake från scenen.

När vi pratar efter föreläsningen frågar jag; vad är det som gör dig passionerad över att få andra att må bra på jobbet?

— Jag ville säga någonting som betydde mer. Med alla dessa människor samlade på samma plats. Jag visste att det skulle bli obekvämt att prata om någonting så personligt. Men jag ville också påminna mig själv om att det vi gör när vi arbetar är en del av livet. Det är viktigt att vi är uppmärksamma och inte låter det bara flyga förbi oss. Och om det kan hjälpa en person att jag är obekväm och pratar om det så är det värt det.